Première version : septembre 2025
Choisir un logiciel comptable adapté aux besoins spécifiques des organismes à but non lucratif peut sembler complexe. Entre les options infonuagiques comme QuickBooks en ligne, les logiciels traditionnels comme Sage 50 et Acomba, et même Excel, comment s’y retrouver ? Dans cet article, je vous guide à travers les questions essentielles à vous poser avant de faire votre choix.
Une des questions qui revient souvent lorsque je rencontre une DG ou une coordo d’un OBNL, c’est le choix d’un logiciel comptable adapté aux organismes à but non lucratif. L’environnement de la gestion comptable pour OBNL a beaucoup évolué depuis quelques années (allo la pandémie!) et l’organisation du travail a changé. Les logiciels se sont adaptés, ou pas! Mais avant de penser à changer de logiciel comptable, plusieurs considérations sont à prendre en compte. Je vous présente donc les questions que je pose à mes clients lorsqu’on analyse le changement de logiciels!
Quels sont les types de revenus de l’organisme ?
Question simple pour commencer. Comment l’organisme reçoit-il de l’argent pour fonctionner?
Est-ce qu’il s’agit de dons ?
Si oui, est-ce que l’organisme est un organisme de bienfaisance selon l’ARC ? Dans ce cas, une application comme Yapla ou Zeffy pourrait être très utile pour émettre les reçus fiscaux et organiser des collectes de fonds.
Est-ce qu’il y a des membres qui paient des cotisations ? Si oui, on pourrait encore une fois utiliser Zeffy, Yapla ou même une boutique Square ou Stripe. On pourrait également envoyer des factures à chaque membre, s’il n’y en a pas trop. Ces factures pourraient être créées à même le logiciel comptable, ce qui permettrait aussi de garder la liste des membres à jour.
Est-ce que l’organisme vend des produits ou des services, comme des cours, des formations, du matériel, etc.? Si oui, la fonctionnalité de facturation du logiciel comptable sera grandement utile. On pourrait également utiliser une plateforme comme Stripe ou Square afin d’automatiser un peu tout ça, grâce à la création d’une boutique en ligne. Si l’organisme est inscrit aux taxes, il faudra en tenir compte lors de la facturation.
Est-ce que l’organisme reçoit plutôt des subventions ? Si oui, il est vraiment pertinent de séparer les revenus de subventions par subventionneurs. On veut être en mesure de savoir combien d’argent a été reçu de chacun afin de faire des suivis si nécessaire. On doit également faire attention aux périodes couvertes par les différentes subventions et à la date de réception des paiements. Par exemple, une subvention peut courir sur deux ou trois années financières. On veut donc séparer le revenu sur toute la période plutôt que de l’inscrire en totalité lorsque l’argent est annoncé ou reçu.
Comment gérez-vous le paiement des dépenses pour votre organisme ?
Par expérience, la plupart des organismes utilisent une comptabilité de caisse tout au long de l’année financière. Les dépenses sont inscrites dans la comptabilité au moment où l’argent sort du compte bancaire. On peut donc utiliser les fonctions de dépenses sans trop réfléchir à la date de facturation. Toutefois, lors de la fin de l’exercice financier, on voudra reclasser les dépenses (et les revenus) dans les bons exercices. Une dépense facturée à la fin de l’exercice financier et qui concerne l’exercice financier suivant sera inscrite comme une dépense payée d’avance. Au contraire, une dépense facturée au début de l’exercice financier et qui a trait à l’exercice financier précédent sera inscrite dans les factures à payer à la date de fin de l’exercice. La séparation des périodes est un élément très important pour les OBNL.
Par conséquent, le logiciel de comptabilité retenu par votre organisme devra permettre cette gymnastique. La fonctionnalité des factures à payer n’est pas toujours offerte dans les versions de base.
À qui parle votre organisme, en termes de comptabilité ?
Ici, on aborde l’aspect communication des états financiers. Est-ce que l’organisme est géré par un conseil d’administration ? Probablement! Alors il faudra émettre des états financiers de temps en temps. Peut-être pas à toutes les réunions, mais au moins quelques fois par année.
La gestion budgétaire sera également un outil important pour la prise de décisions. Il faudra donc être en mesure de comparer les états financiers avec les prévisions budgétaires. Certains logiciels comptables n’ont pas cette fonctionnalité dans les forfaits de base. Il faudra donc prendre un forfait supérieur ou bien utiliser des fichiers Excel.
Il faudra également procéder à la déclaration des revenus de l’organisme ou la déclaration des renseignements. Ces formulaires seront bien plus simples à remplir avec des états financiers efficaces et bien montés.
Est-ce que votre organisme a besoin de la gestion par projets et/ou par fonds affectés?
Un élément essentiel pour la majorité des OBNL est la gestion par projets ou par fonds. Dès qu’un organisme commence à recevoir des fonds publics via des subventions ou des dons, des redditions de comptes sont demandées par les bailleurs de fonds. Au niveau de l’organisation interne, on veut également être en mesure de calculer si un projet est rentable ou, à tout le moins, non déficitaire. Lorsque le projet est simple, petit et touche à un seul exercice financier, on peut toujours utiliser un fichier Excel à part et tenir le compte à cet endroit. Par contre, on viendra rapidement à trouver que cette méthode n’est pas efficace, peut entraîner des erreurs et ne permet pas une vision globale de l’organisme.
La gestion par projets permettra de séparer les résultats en créant une colonne supplémentaire dans l’état des résultats. On verra donc les revenus et les dépenses touchant l’Administration générale et les revenus et les dépenses des différents projets dans des colonnes différentes. Ainsi, les charges salariales, les frais de bureau, etc., pourront être divisées entre le projet Administration et les projets selon le prorata de leur utilisation.
Au moment de terminer l’exercice financier, on pourra redistribuer les montants afin de s’assurer que la situation reflète la réalité de l’organisme et que les projets sont rentables.
Est-ce que vos employés sont en télétravail? Des solutions infonuagiques sont-elles pertinentes pour vous?
Le télétravail a grandement contribué à l’essor des solutions comptables infonuagiques. De moins en moins d’organismes utilisent des systèmes comptables nécessitant de se déplacer au bureau afin d’avoir accès à un logiciel qui se trouve sur un ordinateur.
Les logiciels comptables permettent également à plusieurs utilisateurs d’accéder aux données, à distance, sans avoir besoin de demander à la ressource comptable de leur fournir des rapports. C’est particulièrement avantageux lorsque les demandes de subvention ou les rapports aux bailleurs de fonds nécessitent plusieurs informations comptables. La direction de l’organisme peut accéder aux données facilement. Un membre du conseil d’administration peut aussi avoir un accès en lecture seulement. La transparence des informations financières est donc accrue.
De plus, des ressources externes peuvent également demander des accès afin d’aider l’organisme avec sa comptabilité. On peut donc sous-traiter des tâches qui demandent parfois des connaissances plus poussées. Les cabinets comptables faisant des missions d’examen ou les auditeurs peuvent également être autorisés à voir les données directement dans le logiciel, ce qui sauve bien du temps.
En cas de départ temporaire d’un employé, une autre personne peut travailler dans les dossiers et tenir le fort. Toutefois, il faut bien configurer les accès de chacun et s’assurer qu’un accès administrateur du logiciel est dans les mains de la direction générale.
Quel est le budget disponible pour le logiciel comptable ?
Habituellement, les frais associés aux logiciels infonuagiques sont moins élevés que les logiciels traditionnels. Sage 50 et Acomba demandent des mises à jour annuelles et sont assez dispendieux. Toutefois, sur plusieurs années, il faudrait évaluer les coûts totaux afin de comparer.
Est-ce qu’il existe de la formation et du soutien facilement accessible ?
Je parlerai par expérience personnelle en disant ceci : la formation offerte avec QuickBooks en ligne et le soutien de l’équipe technique sont, de loin, bien supérieurs au service que j’ai obtenu avec Sage 50 et Sage Online. Je constate également que la plupart des techniciens, comptables et professionnels connaissent de plus en plus QuickBooks en ligne. C’est donc de plus en plus facile d’obtenir de l’aide, en cas de problème.
A-t-on besoin de connecter différentes plateformes?
Est-ce que l’organisme a besoin de connecter sa comptabilité avec une boutique en ligne ? Avec des applications externes ? Ou même simplement avec les comptes bancaires ? Si oui, les logiciels comme Sage 50 et Acomba ne feront probablement pas votre affaire. Lorsqu’on utilise QuickBooks en ligne avec les connexions bancaires, on se rend vite compte de la puissance de l’outil et des applications de l’intelligence artificielle. La tenue de livres prend moins de temps, les données sont partagées facilement et on peut même déposer les preuves justificatives comme pièces jointes.
Ok, mais quel logiciel proposes-tu?
Ceci étant dit, si vous vous êtes rendus jusqu’ici dans cet article, c’est que vous désirez avoir une réponse claire. Malheureusement pour vous, des réponses claires en comptabilité, ça n’existe pas vraiment. Ça dépend toujours! Voici donc quelques suggestions avec leurs avantages et inconvénients.
Excel :
Pour :
- Faible coût
- Facilité de configuration SI on connaît Excel
- Assez flexible
- Partage assez facile entre différents utilisateurs
Contre :
- Nécessite une bonne connaissance du logiciel si on veut obtenir des rapports plus complets, demande du temps
- Attention lors des partages avec différents utilisateurs pour ne pas briser vos formules, vous retrouver avec différentes versions.
- Les templates disponibles sur internet ne sont pas toujours adaptés à l’organisme.
- Pourrait être bien pour un petit organisme qui commence ou lorsqu’on a un expert d’Excel dans le CA ou comme DG.
Quickbooks en ligne
Pour :
- Coût relativement peu élevé
- Connexions bancaires et automatisations possibles qui permettent d’économiser du temps
- Permet de créer plusieurs accès et de travailler à distance
- Dans la version Pro : gestion du budget, des classes (projets)
- Permet de faire la paie
- Beaucoup d’innovations et de développement du produit à chaque année!
Contre :
- Abonnement mensuel qui peut devenir rapidement dispendieux si on n’utilise pas toutes les fonctionnalités
- Configuration qui nécessite de bonnes connaissances du logiciel. Une configuration mal réfléchie peut être difficile à corriger.
- Les grands cabinets sont moins à l’aise dans QuickBooks en ligne et le connaissent moins.
- Parfois, des mises à jour créent des erreurs dans la traduction de certains termes. Connaître un minimum d’anglais est une bonne chose!
- Pour quelqu’un qui connaît déjà Sage 50 ou Acomba, l’interface et les fonctionnalités de QuickBooks en ligne sont déroutantes au début. Il faut se laisser un bon temps d’adaptation et suivre les formations offertes par QuickBooks.
Sage 50
Pour :
- Logiciel très populaire, enseigné par plusieurs institutions d’enseignement (CFP, Cégep, etc.)
- Permet de bien voir les écritures comptables, de faire des régularisations, etc.
- Fonctionnalités standards d’un logiciel comptable.
Contre :
- Peu de connectivité avec d’autres systèmes (bancaires, boutiques en ligne)
- Travail à distance et infonuagique plus compliqué
- Moins intuitif pour une personne qui connaît moins la comptabilité
- Service à la clientèle ordinaire
Sage Online
Pour :
- Logiciel infonuagique
Contre :
- Pour l’avoir essayé avec une cliente, je n’ai vraiment pas apprécié mon expérience. C’était compliqué de se retrouver à travers les différentes fonctionnalités. Le service à la clientèle était difficile à rejoindre et peu aidant.
- Je n’ai pas pu trouver de collègue pour reprendre ce dossier. Aucun de mes contacts n’aimait ce logiciel. Personne ne l’utilisait activement.
Acomba
Pour :
- Logiciel très connu, enseigné et réputé
Contre :
- Dispendieux
- Télétravail et travail collaboratif infonuagique pratiquement impossible
- Complexité d’utilisation
Conclusion
Bon, je sais, vous vouliez une réponse claire et simple, mais en comptabilité, c’est rarement aussi facile ! Le choix d’un logiciel comptable dépend vraiment de la réalité de votre organisme.
Ce qui est certain, c’est qu’avant de vous lancer dans un changement de logiciel, il vaut vraiment la peine de prendre le temps d’analyser la situation pour éviter le Shiny New Object Syndrome (l’appel irrésistible d’un nouveau logiciel!). Discutez-en avec votre équipe, votre CA, et surtout, n’hésitez pas à demander de l’aide à un professionnel qui connaît bien les OBNL. Une mauvaise configuration ou un logiciel mal adapté peut rapidement devenir un casse-tête, tandis qu’un bon choix vous fera sauver énormément de temps et d’énergie.
Les outils disponibles aujourd’hui sont de plus en plus performants et accessibles. L’important, c’est de choisir celui qui correspond à vos besoins réels et qui vous permettra de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la mission de votre organisme.
Si vous avez des questions ou si vous voulez discuter de votre situation spécifique, n’hésitez pas à me contacter. C’est toujours plus simple d’en parler ensemble!
Questions fréquemment posées :
Est-ce qu’Excel suffit pour la comptabilité d’un petit OBNL ?
Oui, certainement! Excel demeure une très bonne solution pour un organisme qui n’a pas d’employés, peu de revenus et peu de dépenses. Pas besoin de payer pour un logiciel si on n’utilise pas ses fonctionnalités!
Pourquoi mon CPA n’aime pas QuickBooks en ligne pour mon OBNL ?
Plusieurs CPA et cabinets n’utilisent pas encore QuickBooks en ligne et sont un peu réfractaires. L’interface de QuickBooks est plutôt conçue pour un utilisateur qui ne serait pas un expert de la comptabilité. Un peu comme Canva versus Photoshop pour les graphistes… Mon feeling, c’est que l’adaptation est vraiment exigeante pour eux. Malgré tout, un bon QuickBooks bien configuré peut être une super solution pour un OBNL!
